Obrazec W-9 davčne službe (IRS) je naslovljen "Zahteva za identifikacijsko številko davčnega zavezanca in potrdilo." Ta dokument IRS je zasnovan za zbiranje osnovnih davčnih podatkov od določenih davkoplačevalcev, ki so lahko posamezniki ali podjetja.
Namen obrazca W-9
Prvič in najpomembnejše, W-9 podjetju zagotovi osnovne informacije o davkoplačevalcih, s katerimi posluje. Omogoča jim, da davčni upravi poročajo o znesku, plačanem davkoplačevalcu za opravljene storitve. Državljani Združenih držav in tujci s stalnim prebivališčem, korporacije, skladi in druge vrste poslovnih subjektov, ki nimajo odtegnjenih davkov od svojih zaslužkov, morajo izpolniti W-9, medtem ko bi tujci ali tuji posamezniki brez prebivališča namesto tega izpolnili obrazec W-8.
Če davčni zavezanec ne izpolni in ne vrne W-9 ali navede napačno ali nepopolno identifikacijsko številko davčnega zavezanca (TIN), so lahko vsa sredstva, plačana davčnemu zavezancu, predmet rezervnega odtegljaja. V tem primeru bi podjetje zadržalo 28 % dohodka, ki ga dolguje davkoplačevalcu, in zadržani del poslalo davčni upravi. To je način zvezne agencije za zagotavljanje plačila ustreznih davkov, tudi če davkoplačevalec ni pravilno identificiran.
Kdaj so potrebni W-9?
Podjetje mora pridobiti W-9 od katerega koli posameznika ali podjetja, za katerega bo moralo davčni upravi vložiti napoved z informacijami. Na primer, podjetje, ki najame neodvisnega izvajalca za oblikovanje nove spletne strani podjetja, bo verjetno moralo pri davčni upravi vložiti obrazec 1099-MISC, v katerem bo poročalo, koliko je plačalo spletnemu oblikovalcu.
Za vložitev celotnega 1099-MISC potrebuje podjetje identifikacijske podatke izvajalca – ime, TIN, naslov itd. Podjetje bo moralo od izvajalca zbrati obrazec W-9, da pridobi te podatke. Podobno bodo podjetja od podjetniških prodajalcev pogosto zahtevala obrazce W-9, da bodo imela informacije, ki jih potrebujejo za poročanje o svojih poslovnih stroških, kot to zahteva davčna uprava.
W-9 Records Retention
Kot pri večini davčnih dokumentov, morajo podjetja hraniti kopije vseh obrazcev W-9 vsaj tri leta po vložitvi zadnje ustrezne davčne napovedi (ali datumu zapadlosti napovedi, če je pozneje). V zgornjem primeru, če je podjetje leta 2017 sklenilo pogodbo s spletnim oblikovalcem in je svoje delo zaključil pred koncem leta, bi moralo podjetje hraniti svoj obrazec W-9 vsaj do 16. aprila 2021 (ob predpostavki, da je podjetje vložilo svoj obrazec za leto 2017 davčna napoved 15. april 2018).
Kako izpolniti obrazec W-9
Dejanski W-9 je precej kratek in razmeroma preprost. Sestavljen je iz treh glavnih delov: osebnih podatkov, TIN in potrdila.
Oddelek za osebne podatke za posameznike
V vrstici 1 morajo posamezni davkoplačevalci navesti svoje ime, kot je navedeno v njihovi davčni napovedi. Čeprav so tehnično poslovni subjekt, morajo samostojni podjetniki v ta razdelek vnesti svoje uradno ime.
Samostojni podjetniki ponovijo svoje ime v drugi vrstici, ki zahteva 'ime podjetja ali ime neupoštevanega subjekta.' Tukaj navedejo svoje polno ime in črke DBA, kar pomeni "poslovanje kot", ki mu sledi izmišljeno ime podjetja, če obstaja. Na primer, če bi bil John Smith samostojni lastnik podjetja Speedy Plumbing, bi prvo vrstico izpolnil kot John Smith, drugo pa kot John Smith DBA Speedy Plumbing.
Nato davkoplačevalec označi polje 'Posameznik/samostojni podjetnik', ki se nahaja pod vrsticami z imenom. Davčni zavezanec mora navesti tudi svoj poštni naslov v vrstici 5 in 6. Podatki o stranki se lahko vključijo na desni strani obrazca v tem območju, vendar niso obvezni.
Oddelek za osebne podatke za podjetja
Podjetja ali drugi subjekti morajo dati svoje uradno ime (natančno tako, kot je prikazano v njihovi davčni napovedi) v vrstico 1. Če ima podjetje tudi trgovsko ime ali DBA, gre to v vrstico 2.
Nato zavezanec obkljuka polje, ki označuje, kako je poslovni subjekt razvrščen glede na njegovo pravno strukturo. Navesti boste morali, ali je subjekt korporacija C, korporacija S, partnerstvo, družba z omejeno odgovornostjo (LLC) itd.
Če je podjetje LLC z enim družbenikom, označite polje »Posameznik/samostojni podjetnik« namesto polja »LLC«. LLC, ki so izbrala alternativno obliko obdavčitve (npr. LLC, ki se je odločila za obdavčitev kot S Corporation), bi vnesla kodo davčne klasifikacije v prostor poleg potrditvenega polja LLC, kot je navedeno v obrazcu.
Glavni poštni naslov subjekta mora biti naveden v vrsticah 5 in 6. Naslov stranke se lahko doda tudi v prostor na desni strani razdelka za poštni naslov, vendar ni obvezno.
Izjeme
Večina davkoplačevalcev bo pustila prostore v 4. vrstici prazne. Prvi presledek v vrstici 4 označuje, da je davčni zavezanec oproščen rezervnega davčnega odtegljaja. Posamezniki in samostojni podjetniki skoraj nikoli ne bodo izvzeti iz rezervnega davčnega odtegljaja, v določenih primerih pa so izvzete družbe. Kode prejemnikov plačil in okoliščine so navedene na tretji strani W-9. če izpolnjujete pogoje za enega od teh pogojev, postavite ustrezno številko kode v prvi prostor za vrstico 4.
Oddelek FATCA v vrstici 4 velja le, če predložite W-9 tuji finančni instituciji in ste izvzeti iz poročanja FATCA (FATCA). V tem primeru preglejte seznam kod in razlogov na tretji strani obrazca W-9, da vidite, ali izpolnjujete pogoje, in postavite ustrezno kodno črko na prostor FATCA v 4. vrstici. Če ste v dvomih, vprašajte finančno institucijo, ki zahteva obrazec, ali morate izpolniti ta prostor.
Informacije o številki računa
Zadnja vrstica v razdelku z osebnimi podatki se nanaša na 'številke računov.' Tukaj davkoplačevalec navede vse račune, ki jih ima pri davčni upravi za plačilo zaostalih davkov ali predplačila za pričakovane davčne obveznosti. Te informacije niso obvezne in jih običajno pustite prazne.
Identifikacijska številka davčnega zavezanca (TIN)
Oddelek TIN je treba izpolniti ne glede na to ali je davčni zavezanec posameznik, samostojni podjetnik posameznik ali poslovni subjekt.
- Posamezniki vpišejo svojo številko socialnega zavarovanja na desno stran obrazca, v predvidena mesta.
- Samostojni podjetniki in LLC z enim družbenikom lahko uporabljajo svojo številko socialnega zavarovanja ali svojo identifikacijsko številko delodajalca (EIN), čeprav davčna uprava daje prednost številkam socialnega zavarovanja.
- Tudi če je določen posameznik odgovoren za subjekt, druge vrste poslovnih subjektov namestijo svoj EIN v predvidena mesta.
Oddelek za certificiranje
V tem razdelku davčni zavezanec podpiše obrazec in potrdi, da so podatki v njem resnični. Če davkoplačevalci ne zagotovijo ali namerno vložijo lažnih podatkov, se kaznujejo.
W-9 skladnost
Ne glede na to, ali ste neodvisni izvajalec ali podjetje, ki nudi storitve stranki, ali če ste podjetje, ki najema posameznike ali poslovne subjekte za zagotavljanje storitev, so obrazci W-9 ključnega pomena za izpolnjevanje davčnih predpisov. Poiščite strokovni nasvet kvalificiranega davčnega strokovnjaka, če imate posebne okoliščine ali niste prepričani, ali morate izpolniti ali zahtevati ta obrazec.
