Medtem ko vse poslovne konference na splošno vključujejo različne govorce, ki razpravljajo o temah, ki zanimajo udeležence, najboljši dogodki vključujejo vrsto različnih vrst dejavnosti. Poskrbite, da bo naslednji dogodek, ki ga načrtujete, uspešen, tako da vključite možnosti, ki bodo pritegnile vse segmente ciljne publike.
Glavni govorniki
Glavni govorniki so lahko velika privlačnost za udeležence konference. Običajno so to predstavitve na splošnih sejah, kar pomeni, da ni drugih govornikov, ki bi imeli seje ob istem času. Teme običajno presegajo standardne cene poklicnega razvoja in ponujajo navdih ali edinstven vpogled. Medtem ko je glavne predstavitve mogoče načrtovati kadar koli, so pogosto rezervirani za prvo in zadnjo sejo na konferenci.
Glede na velikost in proračun dogodka nekatere skupine za glavne govornike rezervirajo znane osebnosti ali druge pomembne posameznike. Na primer, Dan Rather je bil leta 2016 osrednji govornik za HR Florida, Malala Yousafzai pa bo govorila na konferenci in razstavi Društva za upravljanje s človeškimi viri (SHRM) 2018. Manjše organizacije pogosto rezervirajo lokalne znane osebnosti ali motivacijske govorce za te seje. Glavne govornike lahko najdete prek organizacij, kot sta National Speakers Association ali Big Speak.
Seanse Breakout
Breakout sessions so izobraževalni programi, ki potekajo ves dan na dogodkih poslovnih konferenc. Istočasno je na sporedu več kot ena seja, tako da lahko udeleženci izbirajo med različnimi temami, tako da lahko do določene mere prilagodijo svoj urnik. Razmislite o rezervaciji uspešnih strokovnjakov na svojem področju, industrijskih svetovalcev in trenerjev, predstavnikov vladnih agencij in drugih strokovnjakov za glavne termine. Razmislite o objavi razpisa za govornike na spletnem mestu vaše organizacije, da ljudi, ki jih zanima sodelovanje, spodbudite k oddaji predlogov.
Ko načrtujete govornike, ki se udeležujejo govornikov, je pomembno, da ponudite široko paleto vsebin in razporedite teme, tako da se bodo ljudje verjetno lahko udeležili programov, ki jih zanimajo. Na primer, če imate dva govornika, povezana z računovodstvom, ju načrtujte ob različnih urah, tako da bodo ljudje, ki jih računovodstvo najbolj zanima, imeli priložnost prisostvovati obema. Hkrati ponudite zelo različne teme, na primer trženje ali storitve za stranke, tako da imajo tudi udeleženci, ki jih ne zanima računovodstvo, veliko izbire.
Nevihta možganov
Ena največjih prednosti udeležbe na konferencah je priložnost za srečanje in komunikacijo s podobno mislečimi strokovnjaki. Razmislite o tem, da si na dnevnem redu določite čas za seje možganske nevihte, specifične za določene teme. Na primer, lahko blokirate nekaj sej po sekciji za okrogle mize o vročih temah, ki so pomembne za udeležence. Namesto tega lahko določite prostore za sedenje v preddverju prizorišča, ki bodo namenjeni razpravam o posebnih interesih ob različnih urah čez dan. Udeleženci, ki jih zanima več o tem, kaj si drugi mislijo o določenih temah, bodo cenili možnost sodelovanja v nečem takem.
Maloprodaja
Konference pogosto vključujejo prenosne maloprodajne trgovine, kjer lahko udeleženci kupijo izdelke blagovnih znamk, ki jih ponuja sponzorsko združenje, kot so majice, pisala, portfelji in drugo. Ta maloprodajna mesta običajno ponujajo tudi knjige avtorjev, ki govorijo na dogodku. Če vaša skupina ne more investirati v veliko količino inventarja, zagotovite le nekaj razstavnih predmetov, ki jih lahko udeleženci naročijo na dogodku, da jih pošljete na dom ali v pisarno. Verjetno bodo cenili, da jim ni treba nositi s seboj ali pakirati stvari za domov, zato boste morda ugotovili, da na ta način prodate še več.
Podpisovanje knjig
Ko že govorimo o avtorjih, je dobra ideja, da med dogodkom načrtujete podpise knjig za govorce, ki so izdali knjige. Na splošno je najbolje, da organizirate podpisovanje knjige določenega avtorja takoj po posameznikovem govoru, saj se lahko udeleženci, ki so navdušeni nad predstavitvijo posameznika, odpravijo neposredno na podpisovanje in kupijo knjigo, ki jo bodo podpisali. To lahko vaši skupini pomaga povečati prodajo knjig, poleg tega pa je možnost govora na vašem dogodku posebej privlačna za avtorje.
sejem
Večina poslovnih konferenc vključuje sejemski del, ki vključuje prostor, kjer lahko prodajalci in sponzorji postavijo stojnice za prikaz svojih izdelkov in storitev v zameno za plačilo. Denar, ki pride kot posledica pristojbin, povezanih z udeležbo na sejmu, lahko pomaga pokriti stroške izvedbe celotnega dogodka in tudi pomaga načrtovalski organizaciji zaslužiti prihodek za podporo svojih dejavnosti.
Pri nekaterih konferencah je sejem odprt ves čas, pri drugih pa je oddelek za razstavljavce na voljo le udeležencem v času, ko seje ne potekajo. Vsakemu razstavljavcu je dodeljen poseben prostor na stojnici, kjer postavi zaslone za promocijo svojih izdelkov in storitev. Članom ekipe dodelijo osebje v kabinah in komunicirajo z udeleženci. Večina distribuira literaturo o izdelkih in ponuja nekakšna darila (običajno promocijska poslovna darila ali prigrizke), prav tako pa zbira kontaktne podatke udeležencev, ki jih bodo v prihodnosti uporabili v marketinške namene.
Tiha dražba
Če je vaša konferenca veliko zbiranje sredstev za sponzorsko skupino ali drugo združenje, razmislite o organizaciji tihe dražbe. To vključuje zbiranje doniranih predmetov, za katere lahko udeleženci oddajo ponudbe v določenem časovnem okviru med konferenco. Ko se zbiranje ponudb zaključi, "zmaga" najvišji ponudnik za posamezen artikel - kar pomeni, da bo kupil artikel. Tisti, ki sodelujejo, se zabavajo pri nakupovanju in tekmovanju, še posebej, če dobijo odlične kupčije, organizacija pa ima dodaten prihodek od dogodka.
Hrana: obroki in prigrizki
Hrana je pomemben del vsakega konferenčnega dogodka! Verjetno boste morali kupiti obroke in prigrizke v kongresnem centru, hotelu ali drugem kraju, kjer bo dogodek potekal. Načrtujte lahek zajtrk zjutraj, če se dogodek začne zgodaj zjutraj, kosilo ali samopostrežno kosilo in popoldanske prigrizke. Nekateri dogodki vključujejo tudi večerje na eno ali več noči, še posebej, če poteka podelitev nagrad ali posebna večerna osrednja predstavitev.
Pri naročanju menija bodite pozorni na široko paleto možnosti za upoštevanje posebnih prehranskih omejitev. Če ponujate samopostrežni bife, se prepričajte, da obstaja izbira za ljudi, ki ne morejo (ali se ne odločijo) jesti stvari, kot so gluten, sladkor, pšenica, oreščki ali meso. Priporočljivo je tudi, da so na voljo možnosti za tiste, ki sledijo veganskemu življenjskemu slogu. Če strežete krožnike, dovolite udeležencem, da se odločijo za obroke, ki ustrezajo njihovemu načinu prehranjevanja. Eden od načinov za to je vključitev razdelka v registracijski obrazec, kjer lahko udeleženci določijo prehranske omejitve ali oddajo posebna naročila.
Uvodni sprejem
Razmislite o organizaciji uvodnega sprejema na prvi večer konference, osredotočenega na pritegnitev udeležencev dogodka in spodbujanje podpornikov (prodajalcev in sponzorjev). Ideja je gostiti zabaven dogodek, ki se ga bodo ljudje veselili in ki jim bo dal priložnost, da se na strukturiran način družijo z drugimi udeleženci.
Ti sprejemi pogosto potekajo na sejmih in obiskovalcem omogočijo prvi pogled na razstavljavce v sproščenem okolju, kjer strežejo hrano in pijačo. To ustvarja ugodnost z dodano vrednostjo za prodajalce in sponzorje, ki plačujejo za stojnice za razstavljavce, saj so ti sprejemi običajno dobro obiskani s strani udeležencev konference.
Verjetno lahko najdete sponzorja, ki bo prevzel stroške tovrstnega dogodka v zameno za promocijsko nadomestilo. Če boste na recepciji stregli alkohol, razmislite o tem, da bi vsakemu udeležencu dali določeno število vstopnic za pijačo, da lahko brezplačno dobi nekaj pijač. To bo pomagalo nadzirati stroške in zmanjšati druge morebitne težave z odgovornostjo. Hrane ali drugih vrst pijač ne bi smeli zaračunavati.
Družbene povezave
Dobra ideja je vključiti dodatne neformalne načine za povezovanje udeležencev med seboj in sproščeno druženje. Na primer, lahko vključite Tweetup, ki ljudem omogoča, da se povežejo v zabavni zakaj, hkrati pa poveča prisotnost dogodka v družabnih medijih. Izberite uradni hashtag za dogodek, da lahko udeleženci delijo svoje izkušnje na spletu.
Prav tako je dobro, da udeležencem dovolite, da se prijavijo za sodelovanje na skupinskih dogodkih, ki bi jih plačali sami, kot so obroki v določenih vrstah restavracij, z govorci ali avtorji, katerih delo je izpostavljeno na dogodku., ali ogled lokalnih znamenitosti. To je še posebej koristno za ljudi, ki se ne udeležujejo z drugimi ljudmi, ki jih poznajo, saj jim omogoča, da spoznajo druge udeležence in sodelujejo v lokalnem okolju, ne da bi se morali sami odpraviti ven.
Zabava
Zabava je lahko odlična dodatna funkcija za velike konference, zlasti tiste, ki trajajo več dni. Nekatere večdnevne konference vključujejo dogodke po urah, kot so koncerti, komične predstave ali zabave, ki se jih udeleženci lahko udeležijo. Vstopnina za udeležence bi morala biti vključena v skupno pristojbino za registracijo dogodka, čeprav bi jim verjetno morali omogočiti tudi nakup dodatnih vstopnic samo za dele, osredotočene na zabavo. Tako lahko poslovni potniki, ki s seboj pripeljejo prijatelje ali družinske člane, vključijo svoje spremljevalce na te vrste dogodkov.
Skupine za vadbo
Ko ste na konferenci zunaj mesta, je lahko težko ostati na tekočem s svojo vadbeno rutino. Pomaga lahko, če organizatorji dogodka objavijo urnik organiziranih skupinskih vadbenih aktivnosti. Na primer, lahko povabite člana odbora, ki pozna lokalno območje, da gosti dnevne sprehode ali teke, ali določite območje na prizorišču, da ponudite skupinske tečaje fitnesa tistim, ki želijo sodelovati.
Nagrade obiskovalcev
Ljudje obožujejo zmagovalne stvari, zato je lahko super, če udeležencem zagotovite načine, da se med dogodkom registrirajo in osvojijo nagrade. Vključite lahko nagrade za vrata, ki jih zagotovi sponzorska organizacija, kot tudi predmete, ki jih prispevajo prodajalci. Nekatere skupine lahko na primer podelijo denarno glavno nagrado (ki jo financira organizacija ali sponzor) skupaj z manjšimi nagradami, ki jih prispevajo razstavljavci sejmov.
Številne skupine upravljajo postopek podeljevanja nagrad za vrata tako, da udeležencem zagotovijo bingo kartice, na katerih je ime vsakega sponzorja ali prvih več prodajalcev, ki se registrirajo in plačajo. Udeleženci morajo obiskati določene kabine, da dobijo unikatne žige ali podpise, nato pa se izpolnjene karte vnesejo v žrebanje. Kartice se izvlečejo ob vnaprej določenem času (običajno ob koncu dneva), pri čemer se nagrade podelijo udeležencem, ki so prisotni.
Na nekaterih dogodkih jih prodajalci, ki imajo nagrade za vrata, podelijo tako, da od udeležencev poberejo vizitke ali skenirajo črtne kode z njihovih značk.
Nagrade za vrata razstavljavcev
Nekatere skupine razstavljavcem ponujajo tudi nagrade za vrata kot način nadaljnjega angažiranja posameznikov in podjetij, ki zagotavljajo finančno podporo za konferenco. Ena od možnosti je, da izžrebate imena enega ali dveh razstavljavcev, da prejmete brezplačen prostor na stojnici za dogodek naslednje leto. Morda boste želeli razmisliti tudi o žrebanju imen predstavnikov prodajalcev, da bi podelili zabavne nagrade, ki jih bodo z veseljem prejemali. To bodo cenili in morda jim bo pomagalo spodbuditi delodajalce k sodelovanju naslednje leto!
Ocene
Pomembno je pridobiti povratne informacije od letošnjih udeležencev, pa tudi od prodajalcev in sponzorjev. Zagotovite način, da lahko vsi vpleteni izpolnijo ocenjevalni obrazec. Ocene v papirni obliki lahko razdelite na dogodku ali nadaljujete s pošiljanjem ankete v nekaj dneh. Ne glede na to, kako zahtevate povratne informacije, je pomembno, da jih dobite! Pomembno je tudi, da poslušate! Objavite rezultate in upoštevajte povratne informacije, ki jih dobite, ko začnete načrtovati dogodek naslednje leto.
Želim vam odlično konferenco
Čeprav to ni popoln seznam vseh možnih vrst dejavnosti, ki bi jih lahko vključili v konferenco, je odlično izhodišče. Preglejte te ideje in spodbudite druge, ki sodelujejo pri načrtovanju vašega naslednjega dogodka, da storijo enako. Uporabite to, kar ste se naučili, da izberete nekaj dejavnosti in kot izhodišče razmislite o drugih idejah, ki bi lahko pomagale narediti vaš dogodek še bolj privlačen za vaše ciljno občinstvo. Obstaja veliko konferenc, zato je pomembno, da poskrbite, da bo vaša nudila dragocene priložnosti za poklicni razvoj in vire ter nekaj zabave.
