Vsaka situacija zaprtja podjetja ima različne podrobnosti. Vrsta podjetja bo narekovala, katere ukrepe boste morali izvesti vi, vaše stranke ali dobavitelji, preden se podjetje za vedno zapre. Če želite razviti prilagojeno pismo, ki bo ustrezalo vašim potrebam, začnite z vzorcem pisma in prilagodite besedilo, da bo odražalo podrobnosti vaše posebne situacije.
Predloge za zaključna pisma podjetja
Če upravljate postopek zapiranja podjetja, je morda primerno, da pošljete pisma svojim strankam in dobaviteljem. Vzorci pisem za to občinstvo so na voljo tukaj. Do posamezne predloge lahko dostopate s klikom na ustrezno sliko. Vsaka predloga je prilagodljiv dokument PDF, ki ga je mogoče shraniti in po potrebi natisniti. Za pomoč pri delu z dokumenti si oglejte ta vodnik za tiskanje.
Obvestilo stranke
Ta predloga je zasnovana za pošiljanje strankam, da jih obvestijo, da se podjetje zapira. Še posebej pomembno je, da pošljete to vrsto pisma, če morajo stranke prevzeti predmete na vaši lokaciji ali izvesti kakšno drugo dejanje, preden podjetje preneha poslovati.
Obvestilo dobavitelja
S tem pismom obvestite dobavitelje, da bo vaša organizacija prenehala delovati, in se prepričajte, da ste jih pravočasno obvestili, da omogočite izdajanje končnih računov, plačilo in rešitev morebitnih nerešenih zadev.
Razlogi za pisanje pisma o zaprtju podjetja
Ko se odločite, da boste zaprli podjetje, ni priporočljivo, da na vrata preprosto obesite napis "zaprto". Najbolje je, da svoje stranke in dobavitelje o zaprtju obvestite z uradnim pismom. Bili so ključni akterji v vaših poslovnih dejavnostih z nakupom vaših izdelkov in storitev ter, v primeru dobaviteljev, s tem, da so vam zagotovili izdelke in storitve, ki so bili ključnega pomena za vaše poslovanje. Kot eno od zadnjih dejanj storitve za stranke jih boste morali vnaprej opozoriti, da vaše podjetje ne bo več na voljo.
Pismo o zaprtju podjetja je odličen način, da ustvarite profesionalen zaključek vašega trenutnega poslovnega odnosa in pojasnite vse ukrepe, ki jih morajo izvesti vaše stranke in dobavitelji. Pošiljanje tovrstnega pisma kaže na prizadevanje v dobri veri za komunikacijo in ustrežbo tistim, s katerimi je vaša organizacija poslovala. Prav tako lahko pomaga zagotoviti, da so vse zadeve obravnavane pred zaprtjem, kar lahko pomaga preprečiti morebitne pravne težave, ki bi se pojavile na poti.
Čas obvestila o zaprtju
Ni strogega pravila o tem, kdaj morate poslati pismo o zaprtju podjetja. Dejanski datum pošiljanja bo odvisen od več dejavnikov.
Stranke
Želite, da vaše posebne stranke izvedejo za zaprtje vašega podjetja od vas, ne prek govoric ali odkritja zaprtih vrat brez predhodnega obvestila. Obvestilo vašim strankam potrjuje, da mislite, da so posebne, in jim daje priložnost, da z vami izvedejo vse potrebne končne poslovne transakcije.
Na splošno razmislite o pošiljanju pisma z obvestilom o zaključku ali vključitvi kopije pisma v njihov mesečni račun vsaj 30 dni pred datumom zaključka. Storitveno podjetje, kot je kemična čistilnica ali servisna delavnica, bo moralo strankam dati dovolj časa, da pridejo in prevzamejo svoje stvari. Maloprodajno podjetje bo verjetno želelo pustiti veliko časa za prodajo, da bi zmanjšalo svoje zaloge, pri čemer se pismo o zaprtju podjetja izda pred začetkom prodaje.
Dobavitelji
Na splošno je najbolje, da dobavitelje obvestite o svojem namenu zaprtja vsaj 60 dni pred končnim datumom delovanja. To bo omogočilo dovolj časa za poravnavo in zaprtje računov.
Poseben premislek za prihodnje načrte
Če prodajate podjetje in nameravate takoj zatem odpreti povezano novo podjetje, boste morda želeli zmanjšati čas med obema. Na primer, lahko se odločite, da odložite pošiljanje pisma o zaprtju podjetja do tik pred datumom zaprtja, če prodajate franšizo za gospodinjstvo in odpirate lastno hišniško službo.
Kaj sporočiti v svojem pismu
Ključna cilja pisma o zaprtju podjetja sta jasno izraziti podrobnosti o zaprtju podjetja in se bralcu iskreno zahvaliti za njegov posel ali storitev. Ni treba, da so ta pisma dolga, da bi bila učinkovita. Pismo mora:
- Povejte bralcu datum zaprtja podjetja
- Obvestite bralca o vsem, kar mora storiti (na primer, da pride v kemično čistilnico, plača neporavnani račun ali pride na razprodajo pred prenehanjem poslovanja)
- Povejte bralcu, kam naj usmeri svoja vprašanja
- Zahvalite se stranki ali dobavitelju za njihovo poslovanje
V pismu ni treba navajati razloga za zaprtje podjetja. Če je razlog dobra novica, na primer upokojitev lastnika, se lahko odločite, da razlog vključite v pismo. V nasprotnem primeru je običajno najbolje, da se pismo osredotoči na teme, ki so pomembne za bralca, na primer, kaj mora narediti in do kdaj.
Ohranite odnos
Poslovni odnos je vedno bolje zapustiti v pozitivnem tonu. Tudi če ne nameravate nikoli več videti posameznika ali delati z njim, je najbolje, da ste v pismih o zaključku poslovanja koristni, pozitivni in iskreni. Vaša strokovnost bo olajšala zaključek podjetja in vam bo morda dala prednost, če vas bodo vaši prihodnji poslovni načrti pripeljali do sodelovanja s temi istimi posamezniki v prihodnosti.
