Če vaša organizacija prejme kakršno koli financiranje, je nujno, da sledite zahvalnemu pismu. Okrepitev odnosov z donatorji s pošiljanjem zahvalnega pisma ne bo samo pomagala zagotoviti prihodnje financiranje, temveč bo donatorju dala vedeti, da cenite njihovo podporo. Pisma služijo tudi kot zapis o darilu in se lahko pogosto uporabljajo za davčne namene.
Donacijska zahvalna pisma za tiskanje
Številne organizacije prejemajo donacije za svoja različna prizadevanja skozi vse leto. Priložena zahvalna pisma za donacije, ki jih je mogoče natisniti, lahko shranite na namizje ali natisnete in jih po potrebi uporabite. Služijo lahko kot koristen vodnik pri pripravi pisem zahvale vaše organizacije in bodo koristni pri zahvali tistim, ki so podprli vaše poslanstvo. Če potrebujete pomoč pri prenosu črk, si oglejte te koristne nasvete.
Zahvalno pismo za donacijo donatorjev
Ena najosnovnejših in morda najpogosteje uporabljenih vrst zahvalnih pisem za donacije je zahvalno pismo za finančno donacijo. Priloženo pismo zahvale za vašo finančno donacijo lahko pošljete takoj, ko prejmete dobrodelni prispevek. V bistvu se zahvaljuje donatorju za njihov prispevek in pušča odprta vrata za prihodnje priložnosti za povezovanje. Uporablja se lahko tudi za davčne namene in služi kot zapis za vaš prispevek.
Sponzorsko zahvalno pismo
Druga pogosta vrsta donacije je sponzorstvo. Številna podjetja in posamezniki se odločijo sponzorirati poseben dogodek in k temu prispevajo finančna sredstva. Priloženo zahvalo za vaše sponzorsko pismo lahko pošljete tistim, ki so sponzorirali dogodek vaše organizacije. Ta vrsta pisma podrobno opisuje znesek donacije in vse ugodnosti, ki so dane v zameno za sponzorstvo, kot so vstopnice za dogodek, ki ga sponzorirate, ali priznanje.
Zahvalno pismo za udeležbo
Po izvedbi posebnega dogodka organizacije pošljejo zahvalna pisma tistim, ki so se udeležili dogodka. Priloženo pismo zahvale za udeležbo na posebnem dogodku lahko pošljete vsakomur, ki se je udeležil dobrodelne akcije in je za to prispeval denar. Ta vrsta pisma mora vsebovati datum dogodka in del donacije, ki je davčno priznan. Prav tako lahko omeni morebitne prihodnje dogodke in se lahko uporabi za davčne namene.
Zahvalno pismo za poslovni prispevek
Ne pozabite se zahvaliti podjetjem, ki prispevajo v vaš namen. Priloženo zahvalno pismo podjetja lahko pošljete podjetjem, ki so poslala prispevek vaši organizaciji. To je odličen način, da vaša organizacija izrazi hvaležnost in podjetju posreduje evidenco o donaciji.
Osnovna anatomija zahvalnega pisma
Ko si ogledujete različne predloge pisem o donacijah, ne pozabite, da morajo vsa pisma vsebovati iste osnovne informacije. Nekatere točke, ki jih morate upoštevati, vključujejo:
- Vzpostavite osebno povezavo s svojim delom.
- Pokažite donatorju, kako se uporabljajo njegova sredstva.
- Ustvarite vizijo za svoje poslanstvo.
- Pokažite, kam greste.
Če nameravate svoje zahvalno pismo združiti s potrdilom o prejemu, se prepričajte, da vključite tudi vse informacije, ki morajo biti prisotne v potrdilu o dobrodelni donaciji.
Nasveti za pisanje kreativnih zahvalnih pisem za donacije
Zahvalna pisma za donacije so lahko uradna in poslovna ali zabavna in ustvarjalna, odvisno od namena vaše organizacije in prejemnikov pisem. Na primer, če pošiljate zahvale sponzorjem podjetja za zbiranje sredstev za raziskave raka, bi morali biti bolj formalni. Če pa pošiljate zahvale korporativnim sponzorjem za mladinski športni program, jih lahko naredite nekoliko bolj zabavne. Spoznajte svojo blagovno znamko in občinstvo, nato pa se odločite, katera vrsta ustvarjalnosti je primerna.
Uporabite zabavno temo
Uporaba zabavne korporativne teme lahko pomaga, da vaše pismo o donaciji izstopa, saj se bo zdelo povezovalno, povezano z vašim edinstvenim dogodkom ali organizacijo in bo nepozabno tistim, ki morda prejmejo veliko standardnih pisem. Izberite temo, ki ustreza vaši organizaciji ali dogodku, kot so odtisi tačk za zavetišče za živali. Vključite temo v svoj dizajn, obliko, pisavo, besedilo, ovojnice in znamke (če je mogoče) za usklajen in nepozaben videz.
Presegnite osnovno belo knjigo
Preskočite standardni kopirni papir in dajte svojemu pismu donacije edinstven videz z zabavnimi možnostmi oblikovanja papirja.
- Uporabite papir enake barve, kot je na vašem logotipu, da ga boste zlahka prepoznali kot vašega.
- Dodajte logotip vodnega žiga v ozadje pisma za vizualno privlačnost na formalen način.
- Ustvarite hladno obrobo okoli črke kot majhne ročne emojije, na primer dvignjen palec, ploskanje in kazanje s prstom kot tihi znak hvaležnosti.
- Izberite barvne ovojnice v kontrastu s pisemskim papirjem.
Bodite ustvarjalni z dostavo
Vaše pismo ni nujno, da je spektakel, če je sporočilo za dostavo takšno. Naj bo prejem pisma nepozaben z izbiro neobičajnih načinov dostave.
- Uporabite tehnike zgibanja papirja, kot je origami, da zložite črke v ustvarjalne oblike, preden jih izročite osebno.
- Vsako pismo naj bo dostavljeno kot pojoči telegram.
- Pisma dajte v tanke darilne škatle ali drugo zabavno posodo pred pošiljanjem.
- Vključite magnet podjetja, brezplačen kupon ali drugo majhno, preprosto brezplačno ponudbo, ki bo izpadla, ko bodo odprli pismo, da vas bodo lahko imeli v mislih vse leto.
- Pismo pritrdite s trakom, da bo videti kot vabljivo darilo.
Prilagodite vsako črko
Poskrbite, da bodo vaša pisma bolj osebna kot obrazec zahvalnega pisma, tako da dodate elemente po meri za vsakega prejemnika.
- Vsako črko ročno podpišite z različno barvnim peresom.
- Dodajte fotografijo prejemnika v interakciji z vašim podjetjem ali dogodkom.
- Sodelujte z drugimi zaposlenimi, da ročno napišete vsako črko v celoti.
Gradite pozitivne odnose z darovalci
S pravimi zahvalnimi pismi lahko negujete odnose z donatorji, ki trajajo leta. Prejemniki pisem bodo lahko povedali, kako iskrene so vaše zahvale na podlagi videza in besedila, zato vložite veliko časa in truda, da jih naredite res premišljene.
