Referenčno pismo o zaposlitvi je osebno pričevanje nekdanjega nadrejenega ali drugega posameznika, ki iz prve roke pozna vašo delovno uspešnost. Ko iščete novo službo, vam lahko ta vrsta pisma pomaga, da izstopate od drugih prosilcev.
Koga vprašati
Če potencialni delodajalec zahteva – ali si ga je pripravljen ogledati – referenčno pismo, je v vašem interesu, da dokument vsebuje informacije, ki so specifične za to, kako lahko pričakujete, da boste opravljali delo. Idealen referenčni dokument je napisal nekdo, s katerim ste tesno sodelovali in ima o vas pozitiven vtis. Dobro je prositi nekdanjega šefa ali sodelavca, s katerim ste bili v dobrih odnosih, da vam napiše pismo.
Učitelji in visokošolski profesorji so lahko tudi dober vir za referenčna pisma. Čeprav vaši prejšnji inštruktorji niso delali z vami v dejanskem delovnem okolju, obstaja velika verjetnost, da dobro razumejo vašo delovno etiko, ambicije in osebnostne lastnosti, ki jih boste verjetno pokazali na delovnem mestu.
Kdaj zahtevati
Pri izdelavi obvestila
Dobra ideja je, da ob odhodu iz službe zahtevate splošna priporočila, ob predpostavki, da odhajate v dobrih odnosih in da je predstavnik podjetja pripravljen napisati pozitivno pismo o vaši uspešnosti. Če ob prekinitvi delovnega razmerja prejmete pismo, se bo oseba, ki jo prosite, da napiše dokument, jasno spominjala vaše delovne uspešnosti. Prejem enega ali več referenčnih pisem v času, ko prenehate z zaposlitvijo, pomeni, da boste imeli dokument pripravljen, ko se boste začeli prijavljati za delovna mesta.
Po odhodu iz službe
Če ob odhodu iz službe ne prejmete priporočila za zaposlitev, lahko vedno pokličete nazaj in zahtevate tak dokument. Vendar pa vedno obstaja možnost, da ljudje, ki iz prve roke poznajo vaše sposobnosti, po preteku časa ne bodo več delali za podjetje. Poleg tega se po tem, ko za nekaj časa niste delali, niti posamezniki, ki so tesno sodelovali z vami, morda ne bodo spomnili podrobnosti o tem, kako ste bili na delovnem mestu. Na splošno je najbolje, da prosite za pismo, ko zapustite položaj, da se izognete tem morebitnim težavam.
Po končanem usposabljanju
Če nameravate inštruktorja zaprositi za referenčno pismo, je prav tako najbolje, da to zahtevate takoj, ko zaključite razred ali študijski program usposabljanja, v katerem sodelujete z njim ali njo. Če boste čakali predolgo, morda ne boste mogli najti inštruktorja, ki bi ga radi prosili, da napiše pismo, ali pa se on ali ona morda ne bo dobro spomnil vašega nastopa v razredu.
Posebne okoliščine
V nekaterih primerih postopki za prijavo na zaposlitev zahtevajo veljavna referenčna pisma na posebnem obrazcu. Če se prijavite na delovno mesto s to vrsto zahtev, ne boste mogli uporabiti splošnih pisem, ki ste jih zbrali ob odhodu iz prejšnje službe. V tem primeru boste morali poiskati nekdanje delodajalce in kolege na delovnem mestu, da bodo v vašem imenu izpolnili potrebno dokumentacijo.
Kako zahtevati
Ko prosite za referenčno pismo, je pomembno, da zelo spoštujete osebo, s katero se obrnete. Upoštevajte, da ima oseba pravico reči ne, zato se prepričajte, da prosite in ne zahtevate.
Pristop
Najbolje je, da vzpostavite osebni stik, ko pošljete svojo zahtevo. Najprej pokličite osebo po telefonu, nato pa jo po e-pošti potrdite in navedite podatke o tem, kam poslati pismo ali če ga boste prevzeli, pa tudi, kdaj potrebujete dokument. Če pa vprašate osebo, ki jo še vedno redno vidite v službi ali šoli, svojo prvo zahtevo izrečite iz oči v oči.
Besedilo
Vadite, kaj boste povedali vnaprej, tako da boste zelo jasni in premišljeni v svoji zahtevi. Razmislite o nekaj takem: "Sue, kot veste, je glavni razlog, da zapuščam podjetje XYZ, ta, da se vrnem v šolo za polni delovni čas, da dokončam diplomo. Tu sem pridobil toliko izkušenj, ki se bodo zagotovo izkazale za dragocene dolgo v prihodnosti. Upam, da boste pripravljeni napisati referenčno pismo v mojem imenu, ki ga bom lahko delil s potencialnimi delodajalci, ko se bom čez nekaj let pripravljen vrniti na delo. Ali lahko napišete kratko pismo, ki opisuje, kako delati v poklicnem okolju?"
Ko oddate svojo prvotno zahtevo:
- Če oseba, ki jo vprašate, zavrne, se ji samo zahvalite, da si je vzela čas za pogovor z vami, in prosite nekoga drugega za pomoč.
- Ko se posameznik strinja, se zahvalite in vprašajte, kako mu lahko pomagate. V nekaterih primerih boste morda ugotovili, da posameznik želi, da mu ali ji daste ideje, kaj naj reče, kar morate posredovati, če se zahteva.
- Piscu pisma navedite posebne podrobnosti o tem, kako naj bo pismo naslovljeno - tj., ali naj bo napisano določeni osebi ali če iščete splošen dokument, "za koga se morda nanaša".
Priprava na prihodnost
Zagotovitev priporočilnega pisma je dober način, da se že danes začnete pripravljati na iskanje zaposlitve v prihodnosti. Ko imate referenčno pismo, ga hranite skupaj s svojim življenjepisom in drugimi pomembnimi dokumenti, povezanimi z zaposlitvijo, da boste lahko izdelali kopijo vsakič, ko boste imeli priložnost za prijavo ali razgovor za novo delovno mesto.
