Ko vas zaposleni obvesti, da daje odpoved, je težko vedeti, kaj reči. Vodje so pogosto presenečeni, ko zaposleni odpove odpoved, zato je pomembno, da so pripravljeni na ustrezen odziv, ko zaposleni odda odstopno pismo ali izjavi, da zapušča službo.
Kaj reči, ko zaposleni da odpoved
Ni samo enega pravega načina, kako se odzvati, ko nekdo pusti službo. V mnogih pogledih se bo tisto, kar morate povedati, razlikovalo glede na posebnosti situacije ter politike in postopke vašega podjetja. Ne glede na vse, pomembno je, da se odzovete vljudno in profesionalno.
Možnosti začetnega odgovora
Ko vam zaposleni pove, da daje odpoved, bodite pripravljeni na njegovo izjavo odgovoriti takoj, na miren in hladen način. Primeri ustreznih začetnih odgovorov so:
- Žal mi je, da to slišim.
- Hvala, da ste me obvestili.
- Presenečen sem, ko izvem, da odhajaš.
Ne recite ničesar, kar bi lahko razlagali kot negativno, obsojajoče ali slabšalno. Vzdržite se odzivanja na način, ki bi pomenil, da osebno sprejemate odločitev osebe, da odneha.
Zahtevaj pisno obvestilo
Večina podjetij zahteva pisno odstopno izjavo. Če zaposleni nima pisma, ga zahtevajte po začetni izjavi. Najbolje je, da dobite pisno obvestilo takrat, ko vam zaposleni pove, da odhaja. Lahko ga napišete ročno, vam ga pošljete po e-pošti ali ga hitro vtipkate in natisnete. Odstopno pismo mora vsebovati le datum, izjavo, da se zaposleni odloča za odpoved, in kakšen posameznik pričakuje, da bo njegov zadnji delovni dan.
Če želite zahtevati pisno odstopno pismo, lahko rečete:
- Vesel sem, da si mi povedal, čeprav politika podjetja zahteva pisno odstopno pismo. Imate pripravljenega?
- Če nimate odstopne izjave, jo sestavimo zdaj. Tukaj je beležka, ki jo lahko uporabite.
- HR bo prosil za kopijo vašega pisma o odstopu. Vidim, da imaš telefon s seboj. Ali potegneš svoj e-poštni naslov in preprosto vtipkaš kratko opombo, ki potrjuje najin pogovor, in mi jo pošlješ?
Bodite pripravljeni odgovoriti na vprašanja, vključno s tem, koliko obvestila podjetje pričakuje, ko zaposleni odpove. Če niste prepričani, si za dokončen odgovor oglejte priročnik za zaposlene.
Sprejmi odstop
Razen če obstaja pogodba, ki zaposlenemu prepoveduje, da bi dal odpoved, jim sporočite, da sprejemate njihovo odpoved. Povejte jim, da jih boste vi ali predstavnik kadrovske službe kontaktirali, da se dogovorimo o podrobnostih njihovega izstopa iz organizacije, ko boste šli skozi ustrezne kanale.
Nadaljnja vprašanja
Morda boste želeli postaviti nekaj vprašanj, da bi razumeli, zakaj se je posameznik odločil oditi. Primeri vprašanj, ki bi bila primerna, so:
- Bi bili pripravljeni povedati, kaj vas je pripeljalo do odstopa?
- Se je zgodilo kaj posebnega, zaradi česar ste se odločili oditi?
- Bi povedali, kaj nameravate početi po koncu vašega časa?
Ne silite zaposlenega k odgovorom. Zaposleni ni dolžan delodajalcu povedati, zakaj daje odpoved ali kaj namerava početi. Tudi ne postavljajte preveč vprašanj. Če se zdi, da zaposleni neradi deli, pustite to pri miru. Obstaja velika verjetnost, da bo nekdo iz kadrovske ekipe postavil podobna vprašanja med posameznikovim izstopnim intervjujem.
Zaželi jim dobro
Pogovor vljudno zaključite tako, da jim izrazite hvaležnost in jim zaželite vse dobro. Na primer:
- Hvala za vaše trdo delo v času, ko ste tukaj. Vse najboljše za nadaljnji uspeh.
- Hvala, ker ste me osebno obvestili. Cenim vašo pozornost in vam želim vse dobro.
- Pogrešali te bomo. Najlepše želje za veliko uspeha v kateri koli poklicni poti, ki jo boste ubrali.
Naprej po odpovedi zaposlenega
Ko bo odpoved zaposlenega sprejeta, bo čas, da se osredotočimo na prehod. Vključite ustrezno osebje, ki bo urejalo dokumentacijo in postopke odpovedi, vključno s kadrovsko službo in ekipo za informacijsko tehnologijo. Začeti bo treba iskati zamenjavo in obvestiti druge zaposlene. Ukvarjanje z odpovedjo dobrega zaposlenega ni nekaj, s čimer bi se želel soočiti noben vodja. Pripravljenost na to možnost vam bo omogočila, da boste odstop zaposlenega obravnavali strokovno in elegantno.
