Načrtovanje dogodka za vašo organizacijo je stresno in dolgotrajno. Če ste dobro organizirani, lahko zmanjšate stres in prihranite čas. Pomemben vidik, ki ga je treba upoštevati pri načrtovanju, je povabilo. Povabilo bo ljudi obvestilo o prihajajočem dogodku in jih pozvalo k udeležbi. Pogosto bodo prvič slišali za dogodek, zato je pomembno, da v vabilu zajamejo vse podrobnosti.
Osnovni elementi vabila
Osnovni elementi, ki jih je treba vključiti v vabilo, so:
- Organizacija, ki gosti dogodek
- Datum
- Čas
- prizorišče
- kontaktni podatki za odgovor na poziv
- Cena za udeležbo na dogodku
Pomembno je tudi, da vabilo pošljete pravočasno. To pomeni vsaj šest do osem tednov pred dogodkom. To daje gostom čas, da se odzovejo in ustrezno načrtujejo.
Pisanje vabil za zbiranje sredstev
Izbira pravega besedila lahko določi ton vašemu zbiranju sredstev in goste obvesti o formalnosti dogodka in o tem, kaj naj pričakujejo.
Smernice za vabila
Nekatere smernice, ki jih morate upoštevati pri pisanju vabila, vključujejo:
- Ne pozabite jasno navesti, komu bo dogodek koristil.
- Vključite podrobnosti o dogodku, na primer, ali bo postrežena večerja ali če bo na voljo gotovinski bar.
- Ne pozabite omeniti formalnosti dogodka. Če je dogodek formalen, omenite, da je to črna kravata, da bodo gostje seznanjeni s kodeksom oblačenja.
- Vedno navedite kontaktne podatke, če imajo gostje kakršna koli vprašanja.
- Če je dogodek na neznanem prizorišču, razmislite o vključitvi navodil v vabilo.
Drugi premisleki
Nekatere druge stvari, ki jih morate upoštevati pri pisanju vabila, so:
- Tema:Izberite temo in jo vključite v vabilo. Če je dogodek na primer izlet z golfom, za vabilo uporabite temo golfa.
- RSVP: Vedno vključite kartico z odgovorom, ki jo lahko gostje pošljejo nazaj. Kartica mora imeti mesto za napis imena gosta skupaj s katerim koli načinom plačila, če je potrebno.
- Bodite edinstveni: Če je na vašem dogodku nekaj edinstvenega, to navedite v vabilu, da pritegnete goste. Na primer, lahko se omeni tiha dražba ali dražba v živo ali če obstaja posebna zabava.
Vzorec besedila vabila
Obstaja nešteto načinov, kako ubesediti vabilo za zbiranje sredstev. Naslednje vzorce lahko uporabite kot vodilo za pisanje lastnega vabila:
Vzorec 1
Letno kosilo s klobukom
Pridružite se nam na popoldanskem kosilu
Na lokaciji
Na dan in ob uri
Kosilo bo postreženo ob 13.00 uri. z brezplačnim vinom
Nagrade bodo podeljene za najboljši klobuk
Službno parkiranje
$50 donacija bo koristila organizaciji
Vzorec 2
Vabljeni ste na ime dogodka
Datum
Lokacija
18:00 Koktajli in predjedi
Cash Bar
7:30 zvečer večerja
Tiha dražba v živo
Črna kravata cenjena
Korist ABC
Privabite goste, da se udeležijo vašega dogodka
Ne pozabite, da je vabilo pogosto prva stvar, ki jo bodo gostje videli, da jih opozori na vaš dogodek. Bodite prepričani, da si vzamete čas, da skrbno izberete vabilo in ga ubesedite na jasen način, ki gostom pove, kaj lahko pričakujejo. Ko ustvarjate vabila za zbiranje sredstev, vedno upoštevajte ton, ki ga želite nastaviti za svoj dogodek, in to odražajte v svojem besedilu. Bodite tako ustvarjalni, da pritegnete goste, da se udeležijo vašega dogodka zbiranja sredstev in podprejo vaš cilj.
