Ohranjanje učinkovite komunikacije med prostovoljci je bistveno za uspeh vsake neprofitne organizacije. Da bi bili prostovoljci napolnjeni z energijo in vključeni v svoje delo, je pomembno, da vedo, kakšne so potrebe organizacije, izrazite priznanje za njihov trud in se prepričate, da razumejo, kako pomembni so njihovi prispevki. Učinkovita komunikacija je ključni element za vzpostavljanje trajnih odnosov s prostovoljci.
Dodajte razdelek za prostovoljce na svoje spletno mesto
Dodajanje razdelka za prostovoljce na vaše spletno mesto je odličen način za komunikacijo s trenutnimi prostovoljci in privabljanje novih. Z vzpostavitvijo in vzdrževanjem komunikacijskega centra za prostovoljce na spletnem mestu vaše skupine boste prostovoljcem olajšali spremljanje dogajanja v organizaciji. Ne pozabite vključiti slik ali videoposnetkov, ki prikazujejo prostovoljce v akciji (z njihovim dovoljenjem). Objavite lahko tudi stvari, kot so priložnosti za prostovoljce, prihajajoči sestanki odbora in druge informacije, ki zanimajo prostovoljce. Odvisno od tega, kako izpopolnjeno je vaše spletno mesto, lahko prostovoljcem zagotovite način za nalaganje dokumentov, spremljanje delovnih ur ali ogled gradiva za usposabljanje.
Spoznajte prostovoljce prek ankete
Anketa je koristno komunikacijsko orodje za spoznavanje prostovoljcev in odkrivanje, kako bi radi sodelovali v vaši organizaciji. Razmislite o tem, da bi anketo dali na voljo prek razdelka za prostovoljce na vašem spletnem mestu ali jo vključite v e-poštno predlogo, ki bo poslana novim prostovoljcem. Vsebovati mora le nekaj vprašanj, ki vam bodo omogočila, da dobite občutek, v katerih vrstah prostovoljnih dejavnosti bi radi sodelovali in kakšne sposobnosti imajo. Naj nekdo pregleda rezultate, nato pa se posamezno obrnite z informacijami o odborih ali projektih, ki ustrezajo njihovim interesom. Te informacije vnesite v bazo podatkov o prostovoljcih, ki jo lahko v prihodnosti uporabite za obveščanje ljudi, ko bodo na voljo novi projekti.
Povežite se s prostovoljci prek socialnih medijev
Izkoristite prisotnost svoje organizacije v družabnih medijih kot komunikacijsko orodje za interakcijo s prostovoljci in drugimi skupinami zainteresiranih strani. Spodbujajte prostovoljce, da spremljajo strani družbenih medijev organizacije in jim vrnite uslugo, na primer tako, da jih spremljate na Twitterju ali Instagramu. Objavite fotografije in napise, ki poudarjajo prispevke prostovoljcev vaše skupine, skupaj s povezavami do medijskega poročanja o skupini. Spodbudite prostovoljce k interakciji s komentiranjem in/ali deljenjem objav organizacije. Spodbujajte sodelovanje prostovoljcev pri splošnih komunikacijskih prizadevanjih organizacije z ustanovitvijo odbora za družbene medije, ki bo usklajeval ali pomagal pri objavljanju v družabnih omrežjih.
Objavi glasilo za prostovoljce
Številne neprofitne organizacije pošiljajo glasilo prostovoljcem, pa tudi donatorjem, agencijam za financiranje, virom napotitev potrošnikov in drugim skupinam mesečno ali četrtletno. Razširjanje glasila je odličen način, da zainteresirane strani obvestite o nedavnih dosežkih, trenutnih projektih in prihodnjih ciljih dobrodelne skupine. Zagotavlja tudi odlično sredstvo za prepoznavanje prispevkov izjemnih prostovoljcev. Glede na to, kdo so vaši prostovoljci in druge zainteresirane strani, boste morda morali natisniti in poslati glasilo ali pa vam bo bolje služilo elektronsko glasilo. Razmislite o tem, da bi zainteresirane strani povabili, da se naročijo na želeno možnost dostave.
Ohranite osebni stik ena na ena
Ko gre za vzpostavljanje odnosov s prostovoljci, ni nadomestila za osebni stik s posamezniki, ki velikodušno darujejo svoj čas in talente vaši organizaciji. Priporočljivo je, da občasno načrtujete srečanja iz oči v oči s prostovoljci, ki imajo predsedujoče položaje ali druge ključne vloge, ki vaši dobrodelni skupini omogočajo, da izpolni svoje poslanstvo. Občasno klicanje prostovoljcev, da se prijavijo, je lahko učinkovit način za ohranjanje individualiziranega stika, ne da bi jih morali prositi, naj si rezervirajo čas za formalno, osebno razpravo ali videokonferenco. Izvršni direktor bi lahko tudi nastavil čas klepeta, ko se prostovoljce spodbuja, da se ustavijo ali pokličejo za osebno povezavo.
Povežite se prek sestankov odbora
Sestanki odbora prostovoljcev so lahko bistveni za uspeh vseh vrst projektov. Ko se začne nov projekt, je priporočljivo organizirati sestanek s tistimi, ki jih zanima prostovoljstvo, da bodo imeli priložnost izvedeti več o tem, katere vrste vlog so na voljo in kakšen čas bi lahko zahtevala vsaka. Ko je odbor ustanovljen, bodisi za poseben projekt ali za tekočo delovno skupino, so redni sestanki še naprej pomembni za upravljanje procesa in vzdrževanje učinkovite komunikacije med prostovoljci. Najbolje je, da določite urnik srečanj, na primer vsak tretji torek v mesecu, da lahko prostovoljci načrtujejo vnaprej.
Prosite prostovoljce, da delijo povratne informacije
Komunikacija mora potekati v obe smeri. Enako pomembno je spodbujati prostovoljce, da delijo svoje misli in zamisli z organizacijo in njenimi vodji, kot je zagotoviti, da informacije do prostovoljcev pridejo. Obstaja veliko načinov, kako prostovoljcem olajšati pošiljanje povratnih informacij ali deljenje predlogov. Če prostovoljci redno prihajajo v pisarno, postavite skrinjico za predloge. Ali pa nastavite e-poštni naslov za povratne informacije@, ki ga lahko prostovoljci uporabijo kadar koli želijo. Prav tako je dobro, da se navadite, da si vzamete čas, da si ljudje izmenjajo povratne informacije in predloge glede dnevnih redov sestankov. Morda boste celo želeli občasno gostiti fokusne skupine, da raziščete in razpravljate o povratnih informacijah. Pomembno je, da prostovoljci zlahka posredujejo povratne informacije.
Gostite družabna srečanja za prostovoljce
Prostovoljcem omogočite priložnost, da se povežejo med seboj prek družabnih srečanj, ki ne vključujejo prošenj za darovanje časa ali denarja. Razmislite o občasnem gostovanju mešalnika samo za prostovoljce v vaši pisarni ali na domu člana odbora ali predsednika odbora. V določenem roku povabite vse, ki ste se prijavili kot prostovoljci. Odvisno od proračuna vaše organizacije bi lahko poskrbeli za osvežilne pijače ali pa bi bilo bolje načrtovati malico. Ključno je omogočiti ljudem, ki jih vaša organizacija zanima, da se med seboj spoznajo in začnejo tkati vezi. Konec koncev bo veliko bolj verjetno, da bodo vaši prostovoljci ostali vključeni v organizacijo, če bodo vključeni tudi njihovi prijatelji.
Prepoznajte prizadevanja prostovoljcev
Poskrbite, da bodo prostovoljci prejeli priznanje za pomembno vlogo, ki jo načrtujejo pri omogočanju vaši organizaciji, da izpolni svoje poslanstvo ali kako drugače pomagajo pomembnim ciljem. Prepričajte se, da javne omembe organizacije priznavajo prostovoljce, namesto da se preveč osredotočate na izvršnega direktorja ali druge člane osebja. Na primer, ko iščete reklamo za organizacijo, napotite člane medijev ali blogerje, naj poleg zaposlenih intervjuvajo tudi predsednike odborov ali člane upravnega odbora. Ko objavljate fotografije dejavnosti organizacije, izberite slike, na katerih so prostovoljci. Ko promovirate zbiranje sredstev za posebne dogodke, razmislite o tem, da bi na obvestilu navedli imena članov odbora.
Uradno izrazite hvaležnost prostovoljcem
Priznanje je pomembno, a tudi spoštovanje. Ne pozabite se zahvaliti prostovoljcem, tako iz oči v oči kot prek uradnih zahval. Razmislite o tem, da bi vsaj enkrat letno gostili dogodek hvaležnosti prostovoljcem, na primer kosilo samo za prostovoljce ali drugo srečanje, ki vključuje govor hvaležnosti prostovoljcem in podelitev nagrad za storitve. Zagotovite plakete ali druge nagrade za prostovoljce, ki so posebej pomembno prispevali k skupini ali ki so dolgoletni podporniki. Razmislite o nagradah za leta službe za glavne mejnike, pa tudi o papirnatih zahvalah za vse prostovoljce.
Uporabite različna komunikacijska orodja za prostovoljce
Vsaka organizacija, ki se zanaša na storitve prostovoljcev, mora sprejeti ukrepe za vključitev in obdržanje tistih, ki delijo njihov čas in talent, ter zaposliti nove ljudi za pomoč. Nič ne more nadomestiti vzdrževanja učinkovite komunikacije s prostovoljci. Uporaba različnih komunikacijskih orodij vam bo pomagala zgraditi in vključiti močno ekipo prostovoljcev, ki so predani vaši organizaciji. Z učinkovito komunikacijo med prostovoljci boste lahko gojili trdne odnose s posamezniki, ki bodo verjetno ostali povezani z vašo dobrodelno organizacijo še vrsto let.
