Ali morate napisati zahtevek za plačilo? Medtem ko je stik s strankami in zahteva od njih, naj plačajo račune, ki so zapadli, neprijetno, je to nekaj, kar morajo ljudje, ki so lastniki in upravljavci podjetij, zagotovo narediti od časa do časa. Če želite uporabiti predlogo pisma, ki je na voljo tukaj, preprosto kliknite spodnjo sliko. Dokument se bo odprl kot datoteka PDF, ki jo lahko po potrebi uredite, shranite in natisnete. Če potrebujete pomoč pri uporabi tega dokumenta, uporabite ta vodnik za natisljive izdelke Adobe.
Pismo zahteve za plačilo preostalega zneska
Uporabite to predlogo, če morate napisati pismo z zahtevo za plačilo neporavnanega zneska.
Pismo z zahtevo za predplačilo stranki
Uporabite to predlogo v primeru, ko je stranka z vami sklenila pogodbo za zagotavljanje izdelkov ali storitev, za katere je potrebno predplačilo.
Pismo zahteve za sprostitev plačila
Uporabite to vzorčno pismo kot izhodišče za zahtevo po sprostitvi plačila, ki je zadržano v depozitu do zaključka transakcije.
Nasveti za pisanje zahteve za plačilo
Čeprav bi morali informacije v predlogi prilagoditi vaši situaciji, je pomembno, da uporabite ustrezen ton in se prepričate, da je dokument profesionalno oblikovan.
Uporabite ustrezen ton
Ko pošljete pismo stranki ali kupcu, ki zahteva plačilo, je bistveno, da svoje stališče izrazite čim bolj jasno, hkrati pa ohranite pozitiven, profesionalen ton. Ne pošiljajte prve ali druge zahteve, ki je tako negativna, da se stranka počuti napadeno. Če je ton prestrog, lahko stranka meni, da nima smisla poskušati nadaljevati odnosa z vašim podjetjem. Ko se to zgodi, obstaja tveganje, da se stranka odloči, da ne bo plačala računa, saj ji ni mar za ohranitev odnosa.
Uporabi profesionalno oblikovanje
Uporabite pisemsko glavo podjetja in standardno obliko poslovnega pisma, če pošiljate pismo z zahtevkom za plačilo po pošti ali faksu. Odvisno od korespondenčnih postopkov vašega podjetja je morda sprejemljivo, da pismo pošljete po e-pošti. Če je tako, je bolje, da pismo vključite v telo e-poštnega sporočila in ne kot priponko. Za e-poštno sporočilo ni treba ustvariti predloge z glavo pisma, vendar bi morali komunikacijo zaključiti z uradnim e-poštnim podpisom podjetja.
Nadaljevanje
Če pošljete pismo z zahtevo za plačilo na zapadli račun in se vam prejemnik ne oglasi v 30 dneh, razmislite o ponovnem telefonskem klicu. Tako kot pri pismu je primerno ohraniti pozitiven ton. Poskusite neposredno govoriti z osebo, ki je odgovorna za plačilo računa, in potrdite prejem pisma. Če se lahko pogovorite z odgovorno stranko, ponudite obdelavo plačila s kreditno kartico po telefonu ali spletu. Če ne, vprašajte, kdaj lahko pričakujete plačilo. Zabeležite si datum in nadaljujte s pismom o zamudi pri plačilu.
Dodatne akcije za zbiranje
Če plačilo ni prejeto, kot je bilo dogovorjeno, boste morali račun prenesti na naslednji korak v postopku vašega podjetja za upravljanje zamudnih računov. Če račun ostane neplačan dlje časa, bo moral biti ton prihodnjih pisem o izterjavi strožji, po potrebi pa jih bo treba predati agenciji za izterjavo. Čeprav obstajajo okoliščine, v katerih je treba izvesti dokončno izterjavo, ni priporočljivo, da to storite, dokler ne izčrpate vseh možnih načinov za sporazumno rešitev zamude pri plačilu. Dokler niste dejansko pripravljeni poslati računa v zbirko ali sprožiti pravne ukrepe, ne omenjajte takih dejanj v korespondenci z zahtevami za plačilo z ljudmi ali podjetji, katerih računi so zapadli.
